Уряд, згідно з положеннями розпорядження КМУ від 17.01.2025 № 39-р «Про проведення оптимізації типових робочих процесів у центральних органах виконавчої влади» (станом на 21.01.2025 – офіційно не опубліковано), планує розпочати проведення оптимізації типових робочих процесів у центральних органах виконавчої влади (далі – ЦОВВ).

Як бачимо, для оптимізації діяльності органів влади навіть в умовах завершення третього року війни Уряду України знадобилося видати окремий розпорядчий документ, хоча така постійна оптимізація мала б бути безумовною частиною ефективної діяльності всіх керівників середньої та вищої ланки ЦОВВ і в мирний час.

До речі, розпорядження КМУ від 17.01.2025 № 39-р, через три з половиною роки та в останній рік дії зазначеного нижче стратегічного документа, прийнято фактично з метою забезпечення належного виконання пункту 36 «Проведення оптимізації процедур і робочих процесів в органах виконавчої влади» Плану заходів з реалізації Стратегії реформування державного управління України на 2022–2025 роки, затвердженого ще розпорядженням КМУ від 21.07.2021 № 831 «Деякі питання реформування державного управління України». Зазначений пункт 36 передбачав, що ЦОВВ щорічно впроваджують проєкт із оптимізації не менше одного робочого процесу за кошти державного бюджету та міжнародної технічної допомоги. Цікаво було б ознайомитися з реальними практичними результатами виконання заходів із оптимізації робочих процесів за всі минулі роки.

Також цікаво, що розпорядження КМУ від 17.01.2025 № 39-р передбачає, що ЦОВВ будуть «проводити в установленому порядку аналіз та заходи з оптимізації типових робочих процесів», тобто, за логікою, щоб рішення Уряду запрацювало, ми маємо ще очікувати прийняття умовного Порядку аналізу та заходів з оптимізації типових робочих процесів ЦОВВ. Загалом це розпорядження в рамках оптимізації процесів ЦОВВ передбачає підготовку ними цілих стосів паперів (планів, звітів, пропозицій, проєктів НПА тощо – див. допис далі). Дуже «оптимальний» підхід.

Розглянемо саме розпорядження КМУ.
З метою скорочення витрат без втрати якості та результативності роботи ЦОВВ міністерства, служби, агентства та інспекції, крім ЦОВВ із спеціальним статусом, розпорядженням КМУ від 17.01.2025 № 39-р доручено щороку:

• проводити в установленому порядку аналіз та заходи з оптимізації типових робочих процесів: у міністерствах – не менше трьох типових робочих процесів (у 2025 році – не менше двох типових робочих процесів); в агентствах, службах та інспекціях – не менше двох типових робочих процесів (у 2025 році – не менше одного типового робочого процесу);
• забезпечувати обрання типових робочих процесів, щодо яких будуть проводитися заходи з оптимізації, з урахуванням їх ресурсоємності та впливу на кількісні й якісні показники результатів роботи державного органу;
• забезпечувати включення переліку типових робочих процесів, щодо яких будуть проводитися заходи з оптимізації, погодженого із Секретаріатом КМУ, до плану заходів із проведення аналізу та оптимізації робочих процесів на відповідний рік, підготовленого в установленому порядку;
• подавати у разі потреби КМУ пропозиції щодо внесення до актів законодавства змін, необхідних для оптимізації типових робочих процесів;
• інформувати щокварталу до 10 числа наступного місяця КМУ про стан проведення аналізу та заходів з оптимізації типових робочих процесів, зокрема в рамках подання інформації про стан виконання п. 36 Плану заходів із реалізації Стратегії реформування державного управління України на 2022–2025 роки, затвердженого розпорядженням КМУ від 21.07.2021 № 831 «Деякі питання реформування державного управління України»;
• подавати Секретаріатові КМУ оформлені в установленому порядку звіти про результати впровадження проєктів із оптимізації обраних типових робочих процесів.

Додаткові міркування
За три роки війни вже було можливо ознайомити керівний склад усіх рівнів ЦОВВ із засадами таких дисциплін сучасного менеджменту та адміністрування, як performance management (управління ефективністю), а також основними положеннями та елементами таких концепцій, як Lean-виробництво (ощадливе виробництво), бізнес-реінжиніринг (оптимізація бізнес-процесів), теорія обмежень систем (ТОС) і Objectives and Key Results (OKR), які є більш ефективними, ніж вже застаріла концепція KPI.

В умовах війни мав би застосовуватися підвищений рівень відповідальності керівників ЦОВВ за неефективність, включаючи неякісні процеси адміністрування, некомпетентність і зловживання.

Розпорядження КМУ від 17.01.2025 № 39-р фактично визнає відсутність відповідних базових компетенцій і навичок менеджменту та адміністрування на належному рівні у більшості керівників ЦОВВ. Проте таке визнання є кроком у правильному напрямку. Головне – не допустити формалізації цього розпорядження без досягнення реальних результатів.